广联达系统分包管理上线应用总结

第一部分  系统上线回顾

一、概述

公司在建项目数不断加大，业务量不断提高，公司管理流程亟待通过信息化手段提升公司管理水平，信息化主要目标：①公司管理制度及管理要求通过系统可以落地应用，规范过程管理（如物资用量管控）；②成本管理能够通过系统落地应用，实现成本核算；③数据一源多用，不增加人员重复工作；围绕项目广联达实施团队于自2020年初启动甘肃华成PM物资管理板块实施工作，至今已使用一年，在公司领导的决策下基于广联达项目管理系统的其他业务板块分为两期上线应用，一期为劳务分包、专业分包管理、二期为：收入合同管理、机械设备管理、成本管理、资金管理、生产及工期管理。

目前实施结算为第二期分包管理的实施：在期间完成以下实施阶段，包括：策划启动、方案设计、系统配置、系统培训、试点上线，2021年5月21日，我们对公司层的劳务管理、预算成本部、材设部等相关职员进行培训，并按照合同约定的两个试点项目进行系统操作培训并完成系统练习及测试，目前已完成系统所需要的业务方案确认、人员培训及系统配置，截止现在可启动正式上线。

二、项目实施进度

1、方案设计

包业务方案简要介绍：

• 分包工程计划管理：操作岗：项目施工员

项目部预算员根据现场施工节点提前60天发起分包工程计划(并线下执行输出施工方案通过附件上传系统）进行线上审批，审批通过后由甘肃华成材设部或劳务公司线下组织招标；

• 分包管理审批及登记：操作岗：项目劳务员

需签署合同后在系统中通过上传的合同范本拟定最终确认的分包合同，发起分包合同审批作为改分包商履约的依据；

• 分包预算管理：操作岗：项目劳务员、预算员；

分包合同签订后项目部将分包合同约定的任务清单在系统中分包预算管理中进行录入，作为后期分包与预算成本部预算员核对完成产值的依据

• 合同外类型分类：操作岗：预算成本部对应负责的项目预算

对于分包合同外的内容分为：分包变更、分包索赔、分包任务单、计时工单、奖罚单务种类型，其中索赔单为双向索赔，分包与项目部索赔则通过《负数》的方式处理并通过分包月度阶段结算单《扣减》索赔金额。

• 分包预结算：操作岗：预算成本部对应负责的项目预结算

每月25号现场施工员与预算成本部预算员上报分包产值，预算员线下核算通过后将结果在系统中通过结算成本部预算员在系统分包预结算中统计分包《实际》完成产值。

• 分包结算挂账:操作岗：材设部、劳务公司

当分包付款时需要先由公司材设部、劳务公司对分包进行挂账，在系统中拾取预算成本部合同内统计的产值及合同外记录的各类型费用，并上传分包的进项发票作为后期发起付款的依据；

• 付款申请单:材设部专业分包由材设部采购员发起，劳务分包由劳务公司劳务员发起

项目需对分包付款时，相关职员在系统中通过选择合同及挂账结算单作为付款依据，并通过合同的付款比例发起付款。

系统管控参数：

1、分包商安全生产许可证到期或为空不允许签订合同

2、专业分包证书和证件有效日期过期或为空时不能签订合同和办理结算

3、合同金额控挂账累计金额

4、挂账量不能超合同量

5、分包预算金额不能超分包合同金额

6、分包挂账金额控付款金额

第二部分  系统培训及后续模块的简述

一、培训内容

1、按照培训策划上的工作安排，自2021年5月18日开始至2021年5月21日结束。

2、培训内容分为系统后台培训及系统前台培训：后台培训人员作为后续维护系统的组织、人员、流程、权限及打印表单的维护，培训次数分为2场培训，第一次对于系统的组织、人员、权限、系统设置进行培训、第二次根据实际的业务需求培训系统的审批流程设置，系统打印表单设置；

系统前台培训：分别对公司层材设部、劳务公司、预算成本部及两个试点项目人员进行分包管理的（分包工程计划、分包合同登记、分包预算编制、分包合同外（变更、签证、零工、奖罚）分包月度结算、分包挂账、分包付款）等内容进行培训，对于试点项目部及公司分别组织三场，培训节奏：前期介绍系统的整体流程及系统的关键阶段及系统操作演示，最终根据输出的练习题逐个业务环节进行演练。

二、培训情况总结

1、基本达到了培训目标，即参与培训人员基本了解整体业务框架及系统中的业务管控逻辑及数据关系，项目部人员及分公司内训师大都能够完成各项业务工作的操作。

2、培训纪律基本达标，绝大部分人员都能够按照培训要求准时参与培训，课堂认真听讲，紧跟讲师节奏。但是在兰州交通大学时间项目培训时由于项目上现场施工作业繁忙，因此未能完成整个业务线的操作。值得表扬的是，在本次培训中发现了公司预算成本部的优秀学员，能将业务的理解与系统的管控逻辑进行相结合，并积极的进行提问，只需多进行操作练习熟悉系统后可担任预算成本部的软件操作推广工作。

三、系统应用上线情况说明

项目部劳务分包及专业分包作为项目施工现场的两点核心业务线，在上线系统后对于分包管理进行规范、理顺、替代、算清、协助项目层领导、公司职能部门及领导层进行数据分析。

1、规范

规范单位分类与编码、分包费编码、分包费用名称。

2、理顺

优化关键业务流程处理方式，加强各部门之间的协作，规范各岗位的职责范围。

3、替代

替代部分关键业务处理环节，让系统嵌入到日常工作中去，相应报表能够通过软件系统直接打印等工作，减轻手工负担，提升工作效率。

4、算清

算清项目日常发生的结果数据，如项目分包实际成本、各种业务帐、如：算请每个分包单位分包商的完成产值、分为合同内履约的内容、合同外的指派的任务、付款情况及欠付情况等。

5、协助分析

管理过程中借助系统数据分析业务处理的问题所在，并进行深入追溯，及时解决问题，减少项目损失，降低项目风险，提高工作效率，通过项目与分包商签订的合同输出各分包商的价格台账。

四、后续系统上线的业务板块简述

作为项目管理的核心管控线，软件分为对外（甲方履约）、内部成本管控（目标责任成本）、支出的履约（物资费、机械费、人工费、分包费、其他费用）的三大块，目前上线的分包管理只是支出方的两条业务线，在第二期上线系统后作对于收入、目标、支出进行对维护的成本管控及成本分析。详见下方流程图。